Résumé#
Le conseil municipal de Montréal a unanimement fixé la position de la ville sur un contrat pour des licences de gestion de projet ServiceNow. Le conseil d'agglomération prendra la décision finale lors d'une réunion ultérieure. Le personnel de la ville indique que l'objectif est de regrouper le suivi des projets, des ressources et des budgets dans un seul système.
- Le contrat proposé est avec Les Solutions Victrix inc., par le biais de son accord avec le ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN), pour la période du 30 septembre 2026 au 29 septembre 2029.
- Le montant du contrat est d'un maximum de 1 493 847,18 $, taxes incluses, pour les licences. La résolution autorise également 29 877 $ en frais de gestion du MCN et 5 000 $ pour des coûts connexes.
- Les licences seraient achetées au fur et à mesure des besoins de la ville et attribuées aux unités de la ville en fonction des besoins justifiés.
- Le personnel de la ville indique que Les Solutions Victrix était le soumissionnaire conforme le moins cher selon l'accord du MCN. Les documents ne précisent pas le nombre d'offres reçues.
Ce que cela signifie pour vous#
- Départements et personnel de la ville : Si le conseil d'agglomération approuve le contrat, les unités de la ville ayant des besoins justifiés pourraient recevoir des licences pour la gestion de portefeuille stratégique ServiceNow (SPM). L'outil est destiné à suivre les demandes de projet, le travail, les ressources, les jalons et les budgets.
- Résidents et entreprises : La décision ne modifie pas directement un service public, une redevance, un impôt ou un droit. Le personnel de la ville s'attend à ce que l'outil soutienne la gestion de projet interne ; les documents ne précisent pas qu'il améliorera les services.
- Administration de la ville : Le Service des technologies de l'information gérerait l'achat et facturerait certains coûts de licence aux unités qui en ont besoin.
Finances#
Le montant total autorisé maximum est de 1 528 724,18 $, taxes incluses, sur trois ans.
- 1 493 847,18 $ est destiné aux licences, achetées au fur et à mesure des besoins. Le résumé de la décision divise cela en 738 074,49 $ pour le service informatique et 755 772,69 $ pour les besoins supplémentaires des unités.
- 29 877 $ est destiné aux frais de gestion du MCN, et 5 000 $ pour des coûts connexes. Les deux sont imputés au budget de fonctionnement du service informatique.
- Le résumé indique que les coûts supplémentaires des unités seraient facturés aux unités concernées. Il ne donne pas de répartition finale entre les unités ou les domaines de responsabilité.
- Le personnel de la ville indique que les fonds requis sont inclus dans les budgets de fonctionnement pertinents. Aucune estimation de coût séparée pour l'administration ou le personnel n'est fournie.
Ce qui n'est pas clair#
- Les documents ne précisent pas combien d'offres ont été reçues pour l'accord du MCN.
- Les dépenses liées aux licences dépendent de la demande. Le coût annuel réel et le nombre de licences à acheter ne sont pas fixés dans la décision.
- Les documents n'expliquent pas quels contrôles détermineront si le besoin d'une unité est justifié.
- Le personnel de la ville décrit les avantages attendus, mais les documents ne fixent pas d'objectifs ni de moyen de mesurer si le système les atteint.
Arguments en faveur#
- Le personnel de la ville indique que la ville utilise actuellement des outils séparés pour suivre les projets, les ressources et les budgets. Un système partagé pourrait faciliter la comparaison et l'utilisation de ces informations dans les décisions.
- L'accord du MCN offre un moyen d'acheter des licences par le biais d'un arrangement d'achat partagé. Le personnel de la ville indique que l'entreprise sélectionnée était le soumissionnaire conforme le moins cher.
- La ville achèterait des licences au fur et à mesure des besoins, plutôt que de s'engager dans la décision à un nombre fixe de licences.
Arguments contre#
- La limite de dépenses est substantielle, tandis que les besoins et coûts réels en licences peuvent changer au cours de la période de trois ans.
- La décision ne fixe pas de mesures pour vérifier si l'outil améliore la supervision des projets ou réduit le travail manuel.
- La ville s'appuie sur une seule plateforme logicielle pour cette fonction. Les documents ne détaillent pas comment l'achat affectera les outils existants ou ce qui se passe si les besoins de la ville changent.